Legge til nye personer

Når man skal legge til personer i isave er det to ting man bør tenkte på.

  1. Er det mange personer? (kan vi i så fall få person data fra kunden i en Excel liste).
  2. Har kunden spesielle behov?  (trengs det egne felter som signatur eller tittel som bør settes inn før vi registrer personene).

Når disse behovene er kartlagt er det to metoder som kan benyttes for å legge til en person; en og en manuelt og via CSV fil import.

Merk at CSV import funksjonen ikke inneholder mulighet for å legge til brukernavn og passord, men dette kan gjøre via vårt API og funksjonen InsertPerson. Det er kanskje mer hensiktsmessig å benytte seg av vår direkte login funksjon om personene som legges inn selv skal benytte løsningen. Persondata som legges inn via CSV kan gjenbrukes i maler av en person som lager trykksaker på vegne av andre (f.eks en sekretær som lager visittkort for en avdeling) og det er mulig å sende ut en auto generert e-post med auto generert brukernavn og passord ved å klikke på knappen Send Passord etter at personene er lagt inn via en CSV fil.

Ikonforklaring Person: Et grått person ikon betyr at dette er en vanlig bruker med begrensede rettigheter, et sort person ikon betyr at dette er en administrator bruker med utvidede rettigheter. Som kolonnenavnene viser lister vi ut personenes fornavn, etternavn, avdelings tilknytning, telefon og e-post adresse. Merk at du kan slette brukere ved å klikke på teksten SLETT etter personens e-post adresse.

Legge til en og en person manuelt

Gå til System // Personer

Klikk på Opprett knappen.

Fyll ut den nødvendige informasjonen og klikk på knappen Save. Merk at den informasjonen du har tenkt til å bruke i dynamiske maler må fylles ut (men du kan selvfølgelig gå inn å endre informasjonen i ettertid om du ikke sitter på denne informasjonen når du oppretter personene første gang. Merk at du også kan ha bildefelter som en del av person informasjonen (f.eks. en signatur).

Merk at knappen Send passord kun benyttes om man skal sende passord automatisk til en allerede eksisterende bruker. Trykker man på denne knappen sendes en e-post til personens registrerte adresse med URL til isave login side, brukernavn og et automatisk generert passord. Om brukeren ønsker et annet brukernavn eller et annet passord kan brukeren selv endre dette under System // Min Profil

Om en administrator skal endre brukernavn og/eller passord for en bruker fylles dette ut under persondata og man trykker på knappen Save istedenfor på knappen send passord. Brukernavnet må være unikt (ikke eksistere fra før i isave) og passordet må skrives inn to ganger for å kvalitetsikre mulige skrivefeil ved inntastingen.



Legge til nytt spesifikasjons felt under person

Om du trenger et eller flere felter til avdelingen legger du dette til ved å gå til System i venstre menyen og velge Spesifikasjoner og knappen Person.

Skriv inn feltnavnet (f.eks Signatur) i feltet Opprett nytt felt for person og klikk påOpprett knappen.

Du vil nå kunne velge type for det nye feltet. Feltene som opprettes kan være av typen tekstboks, tekstområde, bildevelger, ned-trekk liste, avkryssing liste, radioknappliste, dato, artikkel og fil referanse. Legg til hjelpetekster og sortering på feltene samt skjule dem for sluttbrukere eller sette feltene til obligatoriske slik at de må fylles ut. Feltene kan også inneholde en standard verdi (sett teksten inn i feltet Default Value). Feltet Tooltip brukes til hjelpetekster på hvordan feltet skal fylles ut (dukker opp som grå tekst i under feltet som skal fylles ut.

I eksemplet vårt med signatur velger vi en kontroller av type bilde (Image).

Klikk deretter på knappen Legg til/vis bilder.

Da får vi opp mapper som ligger under isave.FILES på denne kunden. Kryss av den eller de mappene den som som man skal kunne velge signaturen fra og klikk på knappen Save.

Siden man i spesifikasjons felter av typen bilder referer til en bildemappe som ligger underisave.FILES er det lurt å lage denne mappen før man starter å lage spesifikasjons feltet. Merk at et spesifikasjons felt kan peke til flere mapper under isave.FILES slik at du kan organisere dine filer i ulike mappe grupper og under mapper.

Om man redigerer en eksisterende person vil man nå se at det nye spesifikasjons feltetSignatur er blitt tilgjengelig som en bildevelger. Klikk på knappen Velg Bilde for å knytte en spesifikk signatur til en person.

Velg avkrysningsrute ved siden av rett signatur for personen og klikk på knappen Legg til Utvalg.

Klikk på knappen Lagre og Lukk for spare valget.

Husk å trykke på Save knappen nederst på siden for å lagre tekst endringer til en person. Bildevalget er allerede lagret i forrige steg (Lagre og lukk), men har du behov for å fjerne en bildeknytting trykker du på knappen Tøm Valg.

Legge til personer via CSV fil opplasting.

Gå til System // Personer og velg Last ned eksempelfil for utfylling av data i Excel. Det er viktig at alle feltene du skal he med er opprettet før du laster ned eksempelfilen da denne bygges dynamisk på bakgrunn av de feltene som er lagt til under Group tabellen.

Når du laster ned filen vil du få spørsmål om hva du vil gjøre med filen, velg Åpne i Excel og trykk på Yes/Ja knappen som sier at filen er av et annet format en XLS (dette fordi filen bygges dynamisk og er av typen stream inntil du lagrer den på maskinen din , dette er altså ingen feil..)

Fyll deretter ut alle felter som du trenger i maler i fremtiden i XLS filen eller kopier feltnavnene inn i kundens eksisterende Excel fil. Dette er streng tatt ikke nødvendig men en meget nyttig øvelse for å sjekke om alle feltene i isave finnes i Excel filen fra kunden. Det vil være mulig å laste opp kundens Excel fil som en CSV fil så fremt den er eksportert korrekt (med header navn i alle kolonner, uten bindestrek og semikolon i header navn), da vil du få mulighet til å mappe kolonne i isave mot kolonne i Excel filen manuelt etter opplastingen av CSV filen. Men vi anbefaler å kopiere header navn fra eksempelfilen til filen fra kunden før du eksporterer en CSV fil. Header er det som står på linje 1 i filen du laster ned (ext person number, ext group number (kobler brukeren til rett avdeling), Firstname, Lastname, Phone etc.). Fyll i linjene 2,3,4 etc. men la linje 1 (med headere) bli stående igjen i dokumentet om du ikke bare kopierer header inn i kundens Excel fil.

Merk at om du har bilder som skal kobles til personer må du ha med hele filnavnet med fil extension (f.eks filnavn.jpg) i kolonnen med samme navn som spesifikasjons feltet (f.eks.Signatur) og filene må være lastet opp i isave FØR du laster opp CSV filen. Spesifikasjons feltet må også være laget under kunden og peke til den eller de mappene som bildefilene ligger i for at isave skal forstå hvilke bilder som skal kobles på den enkelte personen. I eksempelfilene som kan lastes ned fra denne siden så plasseres signaturer i mappen Signaturer under files og deretter kobles mappen til et spesifikasjons felt med navnet Signatur for at koblingen av bilde skal skje automatisk når man laster opp CSV filen.

Når du har en komplett Excel fil med korrekte headere kan du lagre denne som vanlig XLS format (for backup) før du eksporterer filen som en CSV fil (Comma Separated Values).

Velg Save as (lagre som) Other formats (andre formater) eller klikk på F12 tasten.

Velg filnavn og formatet CSV (Comma delimited) *.csv og trykk Save (Lagre).

På spørsmålet om du vil endre format trykk Yes (Ja) såfremt du har tatt en backup av filen, trykk No (Nei) om du ikke har det og lagre filen først som en XLS (for backup).

Last CSV filen opp i isave ved å klikke på knappen Upload CSV file for import.

Om du har brukt samme header navn som i eksempelfilen i CSV filen som lastes opp vil alle kolonnene knyttes automatisk, om de er forskjellige så er det her du knytter disse manuelt ved å velge fra dropdown listene hvilke verdier i isave som motsvarer verdiene i CSV filen. Merk at om CSV filen inneholder en referanse til en fil under isave.FILES så må man ha med fullstendig filnavn med fil endelse i raden (f.eks Per.Spelmann.jpg).

Om du skal oppdatere eksisterende personer med nye data velger du sjekkboksen som heter Update records with match on: og velg FirstName eller LastName som unik ID for oppdateringen av data.

Laste ned eksempel på CSV og XLS fil samt demo signaturer

Her er en oversikt over standard Person felter

ExtPersonNumber brukes til å sette ditt eget personnummer fra ditt eget CRM eller kunde system eller til å sette en unik ID for en person (valgfritt å fylle ut).

ExtGroupNumber brukes til å koble personene til rett avdeling og må derfor samsvare med nummer som er brukt på de ulike avdelingene.

Firstname brukes til å sette inn personens fornavn (kan også gjenbrukes i malene fra databasen PERSON og valget FIRSTNAME).

Lastname brukes til å sette inn personens etternavn (kan også gjenbrukes i malene fra databasen PERSON og valget LASTNAME).

Merk at man i mal admin også kan velge å koble en variabel til databasen PERSON og valget NAME, da vil systemet sette inn både FIRSTNAME og LASTNAME men med et mellomrom mellom de to variablene.

Telefon brukes til å sette inn personens telefon (kan også gjenbrukes i malene fra databasen PERSON og valget PHONE).

Mobile brukes til å sette inn personens mobiltelefon (kan også gjenbrukes i malene fra databasen PERSON og valget MOBILE).
Language brukes til å velge personens ønskede språk av isave grensesnittet (kan overstyre språket som er valgt som standard på firma nivå).
Avdeling brukes til å velge hvilken avdeling personen er tilknyttet (vil arve adresse data fra Group databasen).
Type brukes til å velge hvilken tilgang personen skal ha i isave, Admin eller vanlig bruker (Administrator kan legge til brukere, endre leverandører og priser mens en bruker kun kan redigerer dokumenter og sende ordre).

Her er en oversikt over avanserte Person innstillinger

Klikk på knappen Advanced settings for å endre innstillinger.

Filternivå endrer innstillingene på hvilke produserte filer en bruker (både admin og vanlig bruker) skal kunne se. De tre nivåene er Mine (kun siden egne filer), Group (kun filer som er produsert av personer som er knyttet til samme avdeling som brukeren selv) og All (alle produserte filer). Merk at om man har innstillingen All satt, kan man endre filter visningen på den enkelte trykksaks malen om dette er hensiktsmessig for enklere å finne en spesifikt dokument.

Address Access endrer innstillingene på om en bruker skal ha rettigheter til å legge til egne faktura (Invoice address access) og/eller egne levering adresser (Delivery address access) i handlekurven. Innstillingene dukker kun opp under Advanced settings nårInvoice address access og/eller Delivery address access er avkrysset under System/ Firmainfo / Settings.

Attesterer definerer om brukeren skal attestere ordre før de sendes til leverandøren. Merk at om flere personer har dette valget vil en dropdown liste over de ulike attestantene dukke opp i handlekurven slik at brukeren kan velge hvilken person som skal attestere ordren. Innstillingene dukker kun opp under Advanced settings når Certify orders er avkrysset under System/ Firmainfo / Settings.