Legge til en ny avdeling

Når man skal legge til avdelinger i isave er det to ting man bør tenkte på.

1. Er det mange avdelinger (kan vi få avdelings data fra kunden i en Excel liste).
2. Har kunden spesielle behov (trengs egne felter som bør settes inn før vi registrer avdelingene).

Når disse behovene er kartlagt er det to metoder som kan benyttes for å legge til en avdeling.

Legge til en og en avdeling manuelt

Gå til System // Avdelinger

Skriv inn Avdelingsnavnet i feltet Opprett ny avdeling og klikk på Opprett knappen.

Fyll ut den nødvendige informasjonen og klikk på knappen Save. Merk at den informasjonen du har tenkt til å bruke i dynamiske maler må fylles ut (men du kan selvfølgelig gå inn å endre informasjonen i ettertid om du ikke sitter på denne informasjonen når du oppretter avdelingene første gang. Merk at du også kan ha bildefelter som en del av avdelings informasjonen (f.eks. en avdelings logo).

Legge til et nytt spesifikasjons felt for avdeling databasen

Om du trenger et eller flere felter til avdelingen legger du dette til ved å gå til System i venstre menyen og velge Spesifikasjoner og knappen Group.

Skriv inn feltnavnet (f.eks Logo) i feltet Opprett nytt felt for group og klikk på Opprettknappen.

Du vil nå kunne velge type for det nye feltet. Feltene som opprettes kan være av typen tekstboks, tekstområde, bildevelger, ned-trekk liste, avkryssing liste, radioknappliste, dato, artikkel og fil referanse. Legg til hjelpetekster og sortering på feltene samt skjule dem for sluttbrukere eller sette feltene til obligatoriske slik at de må fylles ut. Feltene kan også inneholde en standard verdi (sett teksten inn i feltet Default Value). Feltet Tooltip brukes til hjelpetekster på hvordan feltet skal fylles ut (dukker opp som grå tekst i under feltet som skal fylles ut).

I eksemplet vårt med logo velger vi en kontroller av type bilde (Image), og klikker deretter på knappen Legg til/vis bilder.

Da får vi opp mapper som ligger under isave.FILES på denne kunden. Kryss av den eller de mappene den som som man skal kunne velge logoen fra og klikk på knappen Save.

Legge til alle avdelinger via CSV fil opplasting.

Gå til System // Avdelinger og velg Last ned eksempelfil for utfylling av data i Excel. Det er viktig at alle feltene du skal he med er opprettet før du laster ned eksempelfilen da denne bygges dynamisk på bakgrunn av de feltene som er lagt til under Group tabellen.

Når du laster ned filen vil du få spørsmål om hva du vil gjøre med filen, velg Åpne i Excel og trykk på Yes/Ja knappen som sier at filen er av et annet format en XLS (dette fordi filen bygges dynamisk og er av typen stream inntil du lagrer den på maskinen din , dette er altså ingen feil..)

Fyll deretter ut alle felter som du trenger i maler i fremtiden i XLS filen eller kopier feltnavnene inn i kundens eksisterende Excel fil. Dette er streng tatt ikke nødvendig men en meget nyttig øvelse for å sjekke om alle feltene i isave finnes i Excel filen fra kunden. Det vil være mulig å laste opp kundens Excel fil som en CSV fil så fremt den er eksportert korrekt (med header navn i alle kolonner, uten bindestrek og semikolon i header navn), da vil du få mulighet til å mappe kolonne i isave mot kolonne i Excel filen manuelt etter opplastingen av CSV filen. Men vi anbefaler å kopiere header navn fra eksempelfilen til filen fra kunden før du eksporterer en CSV fil. Header er det som står på linje 1 i filen du laster ned (extGroupNumber, GroupName, Address, City etc.). Fyll i linjene 2,3,4 etc. men la linje 1 bli stående igjen i dokumentet om du ikke bare kopierer header inn i kundens Excel fil.

Når du har en komplett Excel fil med korrekte headere kan du lagre denne som vanlig XLS format (for backup) før du eksporterer filen som en CSV fil (Comma Separated Values).

Velg Save as (lagre som) Other formats (andre formater) eller klikk på F12 tasten.

Velg filnavn og formatet CSV (Comma delimited) *.csv og trykk Save (Lagre).

På spørsmålet om du vil endre format trykk Yes (Ja) såfremt du har tatt en backup av filen, trykk No (Nei) om du ikke har det og lagre filen først som en XLS (for backup).

Last CSV filen opp i isave ved å klikke på knappen Upload CSV file for import.

Om du har brukt samme header navn som i eksempelfilen i CSV filen som lastes opp vil alle kolonnene knyttes automatisk, om de er forskjellige så er det her du knytter disse manuelt ved å velge fra dropdown listene hvilke verdier i isave som motsvarer verdiene i CSV filen. Merk at om CSV filen inneholder en referanse til en fil under isave.FILES så må man ha med fullstendig filnavn med fil endelse i raden (f.eks sample_logo_1.pdf).

Om du skal oppdatere eksisterende avdelinger med nye data velger du sjekkboksen som heter Update records with match on: og velg GroupName eller ExtGroupNumber som unik ID for oppdateringen av data.

Her kan du laste ned eksempel på CSV fil med innhold

Her kan du laste ned eksempel på XLS fil med innhold

Her er en oversikt over standard Group felter

ExtGroupNumber brukes til å sette ditt eget kundenummer fra ditt eget CRM eller kunde system eller til å sette en unik ID for en avdeling (gjerne internt kundeummer).

Orgnr. brukes til å sette inn avdelingens organisasjonsnummer.

Telefon brukes til å sette inn avdelingens sentralbordnummer (kan også gjenbrukes i malene fra databasen GROUP og valget PHONE).

Faks brukes til å sette inn avdelingens telefaksnummer (kan også gjenbrukes i malene fra databasen GROUP og valget Fax).

Gateadresse brukes til å sette inn avdelingens besøks adresse (kan også gjenbrukes i malene fra databasen GROUP og valget ADDRESS).

Poststed brukes til å sette inn avdelingens sted som tilhører besøks adresse (kan også gjenbrukes i malene fra databasen GROUP og valget CITY).

Postnummer brukes til å sette inn avdelingens postnummer som tilhører besøks adresse (kan også gjenbrukes i malene fra databasen GROUP og valget ZIP).

Postadresse brukes til å sette inn firmaets post adresse (kan også gjenbrukes i malene fra databasen GROUP og valget POSTALADDRESS).

Poststed brukes til å sette inn avdelingens sted som tilhører post adresse (kan også gjenbrukes i malene fra databasen GROUP og valget POSTALCITY).

Postnummer brukes til å sette inn avdelingens postnummer som tilhører post adresse (kan også gjenbrukes i malene fra databasen GROUP og valget POSTALZIP).

Epost brukes til å sette inn avdelingens E-post adresse (eks. post@domain.com) Det vil ikke automatisk bli sendt noen e-post til denne adressen, men kan gjenbrukes i malene fra databasen GROUP og valget EMAIL.

Ordrekopi brukes til å sette inn en eller flere E-post adresser (eks.post@domain.com;epost2@doamin.com) til en eller flere personer som vil ha kopi av alle ordre som sendes på vegne av personer som tilhører denne avdelingen. Merk at skilletengen mellom flere e-post adresser er semikolon (;). Merk at denne funksjone ikke er der samme som Certify Order (som stanser ordren innstill den er godkjent), men kun enkopi av ordre bekreftelse mail som automatisk blir sendt til den personen som bestiller et produkt i isave.

Hjemmeside brukes til å sette inn avdelingens hjemmeside (kan også gjenbrukes i malene fra databasen GROUP og valget HOMEPAGE).